1. Sobre esta Política

A ZOOM BUSINESS – TREINAMENTOS, NEGÓCIOS E TI LTDA. (“Zoom”, “Zoom Educação Corporativa” ou “nós”) respeita a privacidade e a proteção dos dados pessoais das pessoas com quem se relaciona. Esta Política explica, de forma geral, como os dados pessoais podem ser tratados pela Zoom em seus produtos, serviços, plataformas, website e relações institucionais, comerciais e profissionais, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (“LGPD”).

Esta Política substitui a versão anterior de 01/08/2024 após sua aprovação e publicação. Situações específicas poderão ser complementadas por avisos, contratos, termos, formulários ou comunicações próprias.

2. Quando a Zoom é Controladora e quando é Operadora

A função da Zoom depende da operação de tratamento. Em determinadas atividades, a Zoom decide as finalidades e os meios essenciais do tratamento e atua como Controladora. Em outras, especialmente na prestação de serviços SaaS a clientes empresariais, a Zoom pode tratar dados pessoais em nome e segundo as instruções do cliente, atuando como Operadora.

Contexto	Papel típico da Zoom	Como funciona
Plataforma SaaS / EAD utilizada por cliente empresarial	Operadora, em regra	O cliente normalmente define as finalidades, administra usuários e instrui o tratamento necessário à prestação do serviço. O enquadramento deve ser confirmado conforme contrato e funcionalidade.
Relações próprias da Zoom – comercial, marketing, financeiro, RH, fornecedores e contatos institucionais	Controladora, em regra	A Zoom define as finalidades de seus próprios processos e é responsável pelas obrigações aplicáveis ao tratamento.
Suporte/Customer Success e consultoria	Pode variar	A Zoom pode atuar como Operadora ao acessar dados de usuários em nome do cliente e como Controladora em relação a contatos profissionais e processos próprios. O enquadramento depende da finalidade concreta.

Quando a Zoom atuar como Operadora, o cliente Controlador é, em regra, o responsável por definir a base legal, prestar transparência aos seus titulares e decidir sobre solicitações relacionadas aos tratamentos realizados sob suas instruções. A Zoom prestará a cooperação técnica e operacional cabível.

3. Quais dados pessoais podemos tratar

As categorias de dados variam conforme o relacionamento, o serviço contratado e as funcionalidades efetivamente utilizadas. Podem incluir, conforme aplicável:

• dados de identificação e cadastro, como nome, identificadores/documentos ou códigos internos, matrícula e informações equivalentes;

• dados de contato, como e-mail, telefone, país, estado e cidade;

• dados profissionais e comerciais, como empresa, cargo, área de atuação, histórico de relacionamento, propostas, contratos e interações comerciais;

• dados necessários a processos administrativos, financeiros, fiscais e de fornecedores, incluindo informações de pagamento e bancárias quando pertinentes;

• dados relacionados a recrutamento, seleção e gestão de pessoas, incluindo currículo, documentos necessários ao vínculo, informações de jornada, treinamentos, avaliações e benefícios;

• dados de utilização de plataformas e serviços, como informações de acesso, registros técnicos, logs, dispositivo, navegador, endereço IP e eventos de segurança, conforme a arquitetura e os controles habilitados;

• conteúdos, materiais ou dados disponibilizados por clientes para execução de consultorias, treinamentos e serviços contratados;

• outros dados estritamente necessários à finalidade informada ou às obrigações legais aplicáveis.

Dados pessoais sensíveis somente serão tratados quando houver necessidade e fundamento jurídico específico. O mapeamento de RH ainda exige validação sobre eventual tratamento de dados de saúde em programas de saúde e bem-estar; portanto, esta Política não presume que tais dados sejam tratados em todas as relações com a Zoom.

4. Como os dados podem ser obtidos

• diretamente do titular, por exemplo em formulários, contatos comerciais, candidaturas ou funcionalidades de cadastro abertas;

• do cliente Controlador, inclusive por cadastro administrativo, integração ou API, quando a Zoom prestar serviços em seu nome;

• de sistemas, aplicações e dispositivos utilizados para acessar os serviços, quando necessário à segurança, autenticação, funcionamento ou análise técnica;

• de fornecedores, parceiros ou fontes legítimas compatíveis com a finalidade e a legislação aplicável;

• a partir das interações do titular com a Zoom, seus canais e seus serviços.

5. Para quais finalidades tratamos dados pessoais

Quando atuar como Controladora, a Zoom poderá tratar dados pessoais para finalidades compatíveis com a relação estabelecida, tais como:

• negociar, celebrar, administrar e executar contratos e relações comerciais;

• prospectar e qualificar oportunidades, responder a contatos e administrar relacionamento com clientes, respeitados o contexto, a base legal e os direitos dos titulares;

• realizar atividades de marketing, campanhas e mensuração de resultados, quando efetivamente utilizadas e de acordo com o fundamento jurídico aplicável;

• recrutar, selecionar, admitir e administrar relações profissionais, bem como cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias, fiscais ou correlatas;

• administrar pagamentos, recebimentos, notas fiscais, contratos, compras, fornecedores, orçamento e controles internos;

• prestar suporte, realizar onboarding, administrar Customer Success e melhorar a prestação de serviços;

• proteger sistemas, contas, pessoas e informações, prevenir fraudes, investigar incidentes e manter registros de segurança;

• cumprir obrigações legais ou regulatórias, atender autoridades e exercer ou defender direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;

• desenvolver, operar, manter e aprimorar produtos e serviços dentro das finalidades legitimamente documentadas.

Quando a Zoom atuar como Operadora, as finalidades do tratamento são determinadas pelo cliente Controlador e limitadas à prestação dos serviços e às instruções documentadas aplicáveis.

6. Bases legais

A base legal é definida conforme a finalidade e o papel desempenhado pela Zoom. Quando a Zoom atuar como Controladora, as hipóteses podem incluir, conforme o caso, execução de contrato ou procedimentos preliminares, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, legítimo interesse ou consentimento, entre outras previstas na LGPD. Para dados sensíveis, somente serão utilizadas as hipóteses específicas previstas no art. 11 da LGPD.

O consentimento não é utilizado como fundamento genérico. Quando for efetivamente necessário, será solicitado de forma livre, informada, inequívoca e relacionada a finalidade determinada, com possibilidade de revogação nos termos da legislação aplicável.

7. Compartilhamento de dados pessoais

A Zoom poderá compartilhar dados pessoais somente quando necessário à finalidade aplicável, à prestação dos serviços ou ao cumprimento de obrigação legal, observando medidas de proteção e minimização. Entre os destinatários podem estar:

• clientes Controladores, quando a Zoom atuar como Operadora e o compartilhamento fizer parte do serviço ou do atendimento às instruções do cliente;

• provedores de infraestrutura, hospedagem, comunicação, segurança, suporte, ferramentas corporativas e outros fornecedores/suboperadores necessários à operação;

• prestadores de serviços profissionais, contábeis, financeiros, jurídicos, de RH ou benefícios, quando aplicável;

• autoridades públicas, Poder Judiciário ou outras entidades quando houver obrigação legal, regulatória, ordem válida ou necessidade de exercício regular de direitos;

• terceiros envolvidos em reorganização societária, auditoria, operação de investimento ou transação empresarial, observados os deveres de confidencialidade e proteção aplicáveis.

A lista de suboperadores e fornecedores relevantes é mantida internamente e deve ser atualizada conforme os procedimentos de gestão de terceiros da Zoom.

8. Transferências internacionais

Alguns fornecedores ou infraestruturas utilizados pela Zoom podem envolver armazenamento, acesso remoto ou outro fluxo internacional de dados pessoais. O mapeamento atual da plataforma SaaS informa utilização de infraestrutura em nuvem nos Estados Unidos, sujeita a validação jurídica e técnica do mecanismo aplicável.

Quando houver transferência internacional, a Zoom adotará um dos mecanismos admitidos pela LGPD e pela regulamentação da ANPD, conforme o caso, e manterá documentação sobre as partes, países, finalidade, dados envolvidos e salvaguardas aplicáveis. A transferência internacional não será tratada como dependente de consentimento específico quando outra hipótese legal ou mecanismo válido for aplicável.

9. Segurança da informação

A Zoom adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais compatíveis com os riscos das operações, buscando proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação, divulgação ou tratamento inadequado.

Os controles efetivamente aplicáveis variam conforme o sistema e podem incluir gestão de acessos e perfis, autenticação, proteção de comunicações, logs, monitoramento e outras medidas técnicas e administrativas. A Zoom mantém processo de avaliação e melhoria de controles, e informações técnicas específicas poderão ser tratadas como confidenciais por razões de segurança.

10. Retenção e eliminação

Os dados pessoais serão mantidos pelo período necessário à finalidade, ao cumprimento de instruções do cliente Controlador, às obrigações legais ou regulatórias e ao exercício regular de direitos. Os prazos podem variar conforme a categoria de dado, a operação e a legislação aplicável.

Quando a Zoom atuar como Operadora, a retenção dos dados do serviço observará o contrato e as instruções válidas do cliente, ressalvadas obrigações legais aplicáveis à própria Zoom. Em relação a backups, cópias técnicas poderão permanecer pelo ciclo de retenção/expiração da arquitetura, protegidas e indisponíveis para uso ordinário quando a exclusão imediata não for tecnicamente possível.

11. Crianças e adolescentes

A Zoom não presume que todos os seus serviços sejam destinados exclusivamente a maiores de 18 anos. O mapeamento atual ainda está em validação para confirmar se clientes utilizam determinadas plataformas com crianças ou adolescentes.

Quando houver tratamento de dados de crianças ou adolescentes em operação na qual a Zoom atue como Controladora, serão observados o melhor interesse e os requisitos legais aplicáveis. Quando a Zoom atuar como Operadora, o cliente Controlador deverá definir as condições jurídicas e as instruções necessárias, e a Zoom prestará o suporte cabível.

12. Inteligência Artificial

A Zoom utiliza ou avalia ferramentas de Inteligência Artificial em determinados contextos de produto e produtividade. O mapeamento atual indica uso de ferramentas de IA em funcionalidades relacionadas a conteúdos de cursos e informa, até o momento, que esses fluxos não são destinados ao tratamento de dados pessoais. Essa condição está sujeita a validação e monitoramento.

Caso uma funcionalidade de IA passe a tratar dados pessoais, a Zoom deverá realizar o mapeamento, definir seu papel e fundamento jurídico, avaliar fornecedores e riscos, aplicar as regras de transparência e, quando necessário, realizar avaliações adicionais antes ou durante a implementação. Informações pessoais ou confidenciais não devem ser inseridas em ferramentas não homologadas.

13. Direitos dos titulares

Quando a Zoom atuar como Controladora, o titular poderá exercer os direitos previstos na LGPD, observadas as condições e exceções legais, incluindo:

• confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados;

• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;

• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;

• portabilidade, quando aplicável e nos termos da regulamentação;

• eliminação de dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação;

• informação sobre entidades com as quais houve uso compartilhado de dados;

• informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e consequências da negativa, quando o consentimento for aplicável;

• revogação do consentimento;

• oposição a tratamento realizado com fundamento em hipótese de dispensa de consentimento quando houver descumprimento da LGPD;

• peticionamento perante a ANPD, nos termos da legislação.

Solicitações relacionadas a tratamentos em que a Zoom atue como Operadora poderão ser encaminhadas ao cliente Controlador responsável. A Zoom cooperará tecnicamente com o atendimento, conforme seus contratos e procedimentos internos.

14. Como exercer direitos e entrar em contato

O canal oficial de privacidade da Zoom será divulgado após sua aprovação interna e designação formal do responsável aplicável:

Encarregado	Diego Cordeiro
Canal de Privacidade	https://u9ot6.share.hsforms.com/2SlLpKR5vQ5ua4mnrUnlfrA
Outros canais corporativos	Solicitações recebidas por outros canais deverão ser encaminhadas internamente ao responsável designado.

Antes de atender determinadas solicitações, poderemos adotar medidas proporcionais para confirmar a identidade ou os poderes de representação do solicitante e proteger os dados contra acesso indevido.

15. Cookies e tecnologias semelhantes

O website e os serviços digitais da Zoom podem utilizar cookies ou tecnologias semelhantes para funcionamento, segurança, manutenção de sessão, preferências, métricas e análise de uso, de acordo com a configuração efetivamente implementada.

Cookies estritamente necessários poderão ser utilizados para viabilizar funcionalidades essenciais. Quando tecnologias opcionais dependerem de consentimento ou de outra escolha do usuário, a Zoom deverá disponibilizar mecanismo compatível de informação e gestão de preferências. O usuário também poderá utilizar as configurações de seu navegador ou dispositivo para gerenciar determinadas tecnologias.

Antes da publicação desta versão, a Zoom deverá confirmar tecnicamente quais cookies, SDKs, pixels, ferramentas de analytics e tecnologias equivalentes estão efetivamente ativos no website e nos aplicativos, para que eventual aviso de cookies seja mantido atualizado.

16. Atualizações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias, técnicas, operacionais ou de produtos e serviços. A versão vigente deverá permanecer disponível nos canais oficiais da Zoom, com indicação de sua data de atualização. Quando a alteração produzir impacto relevante aos titulares, a Zoom adotará medidas razoáveis de comunicação, conforme o contexto.

17. Aprovação e vigência

Esta Política entra em vigor após sua aprovação formal pela administração da Zoom e sua publicação no canal oficial definido.